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Réflexion et prière

Le meilleur système de productivité pour gérer plusieurs priorités

Si vous êtes quelque chose comme moi, vous avez entendu ce dire plus de fois que vous ne pouvez compter et vous ne voulez toujours pas écouter les conseils. L'opportunité sans fin qui nous entoure est tout simplement trop difficile à passer. La question que vous voulez vous poser n'est pas: comment puis-je éviter de trop mâcher, mais: comment puis-je trouver des moyens de mâcher davantage?

Le camp de personnes qui équilibrent un nombre croissant de priorités dans leur vie se développe rapidement. Les bousculades secondaires ont vu une explosion de popularité depuis le début de la pandémie; l'incertitude de l'emploi, la perte d'emploi et les mandats de travail à domicile ont créé des terrains fertiles pour la prolifération de bousculades parallèles et d'autres mécanismes de diversification du travail. De plus en plus de gens mordent plus qu'ils ne l'ont jamais fait. Mais, pour continuer l'analogie, peuvent-ils encore mâcher?

Un phénomène intéressant que j’ai remarqué est qu’au fur et à mesure que le nombre de priorités dans la vie d’une personne augmente, la charge de travail qu’elle porte n’augmente pas nécessairement de manière linéaire. Si vous tenez compte des inefficacités créées (à la suite du changement de tâche et des décisions de compromis plus fréquentes), ainsi que de la complexité accrue de la gestion de plusieurs horaires, la plupart des personnes qui augmentent le nombre de priorités dans leur vie trouveront que la charge de travail est plus que ce qu'ils avaient négocié.

Mais cela ne devrait pas nous décourager de vouloir faire plus dans nos vies. Le port de plusieurs chapeaux présente d'innombrables avantages.

Nous comprenons qu'il y a une quantité infinie d'opportunités qui nous entourent, et une durée fixe chaque jour, alors comment pouvons-nous nous positionner pour affronter tout ce que nous voulons entreprendre, sans que les roues ne tombent?

Je ne vais pas prétendre avoir trouvé la solution parfaite à ce dilemme, mais le cadre que je partage avec vous ci-dessous m'a permis d'équilibrer efficacement les multiples rôles que je joue dans ma vie; une liste de plus en plus longue de rôles qui incluent: scientifique des données, leader à but non lucratif, consultant en marketing numérique et mari.

Le système

Mon système pour organiser ma vie a subi plusieurs révisions, mais tel qu'il est actuellement, il tire sur plusieurs cylindres. Il:

  • Est facile à comprendre
  • Est facile à entretenir
  • Minimise le temps non planifié consacré aux tâches administratives (par exemple, l'ajout ou la modification de tâches)
  • Prise en compte des tâches non planifiées et des tâches planifiées

Le troisième point, «Minimise le temps consacré aux tâches administratives», mérite d'être souligné car il est particulièrement important pour ceux qui équilibrent plusieurs priorités dans leur vie.

Si vous vous identifiez à cette personnalité (ce que je parie que vous faites, étant donné que vous êtes ici), vous devez devenir un grand jongleur. Quelqu'un qui ne laisse jamais tomber une balle et maintient un rythme régulier. Le fait d’effectuer des tâches administratives au milieu de votre journée, c’est un peu comme jeter constamment un rapide coup d’œil sur votre montre pendant que vous jonglez – cela ruine votre rythme!

Jongler, tout comme travailler efficacement, nécessite une concentration laser et une distraction minimale.

Si vous passez trop de temps imprévu sur des tâches administratives (par exemple, vérifier votre liste de tâches toutes les 15 minutes, répondre aux e-mails à mesure qu'ils arrivent, etc.), il vous sera extrêmement difficile de faire correspondre votre système de productivité à votre ambition. Je l'ai appris à la dure.

Le bon système, lorsqu'il est utilisé correctement, rationalisera le côté administratif de votre système de productivité et vous donnera la concentration dont vous avez besoin pour devenir un grand jongleur (de vos tâches et responsabilités).

Le système peut être divisé en trois catégories distinctes:

  1. Gestion des tâches – ajout et organisation de projets par projet
  2. Étendue de la tâche – évaluer le niveau d'effort qu'une tâche prendra, en quelques minutes
  3. Planification des tâches – établir un délai spécifique pour travailler sur la tâche

Pré-requis – Séparez votre vie en projets

Avant de commencer à trier votre vie, vous devez répondre à la question suivante: Quels sont les différents projets dans votre vie?

Lorsque vous divisez votre vie en projets, vous ne voudrez pas être trop précis ou trop général. Si vous êtes trop précis dans la façon dont vous séparez vos tâches, vous risquez d’être difficile à naviguer dans votre système. Si vous êtes trop général, vous perdez l’utilité de définir des projets en premier lieu (qui incluent un meilleur suivi de chaque composante de votre vie).

Pour moi, je sépare ma vie en 4 projets distincts: mon travail quotidien, mon association, mon conseil, ma vie personnelle. S'il y a un projet plus petit dans l'un de ces projets, je créerai un sous-projet pour celui-ci (par exemple, «Groupe de travail sur la rédaction de subventions» dans le cadre du projet à but non lucratif ou «Relations» dans le projet personnel).

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S'il y a une tâche qui ne rentre pas parfaitement dans l'une de ces catégories, je la placerai généralement par défaut dans le projet personnel.

La gestion des tâches

La première étape de ce système consiste à enregistrer toutes les tâches que vous devrez accomplir, pour chacun des projets de votre vie. Je vous recommande de réserver du temps au début et à la fin de votre journée pour jardiner vos tâches. Cela signifie parcourir chaque projet et s'assurer que toutes les tâches sont à jour. Supprimez toutes les tâches que vous avez déjà effectuées et ajoutez toutes les tâches qui vous manquent. Assurez-vous d'inclure tous les détails supplémentaires aux tâches qui peuvent vous aider lorsque vous les revisitez.

Si vous ne jardinez pas régulièrement, vous risquez que les choses deviennent incontrôlables. Cette maintenance régulière de vos tâches est cruciale et les 15 minutes par jour que vous y consacrez vous éviteront bien des ennuis à l'avenir. Faites une faveur à votre avenir et gardez votre jardin en parfait état!

L'outil de gestion des tâches que vous choisissez d'utiliser devrait vous permettre de: Ajouter rapidement des tâches à partir de l'un de vos différents appareils

  • Compartimenter les tâches en projets
  • Définir les dates d'échéance

Mon outil de choix pour la gestion des tâches est Todoist. Ce n’est pas parfait, mais il satisfait à tous les critères que j’ai énoncés ci-dessus. Sa fonction Smart Add vous permet d'ajouter rapidement des tâches avec des étiquettes de projet et des dates d'échéance en quelques secondes.

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Certains autres outils de gestion des tâches utiles qui sont fortement recommandés incluent:

Portée des tâches

La prochaine étape consiste à définir vos tâches. Ce que je veux dire par là, c'est: estimez le temps qu'il vous faudra pour terminer chaque tâche, en minutes, et ajoutez des dates d'échéance (si vous ne l'avez pas déjà fait).

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Astuce: si vous ne pouvez pas calculer facilement le nombre de minutes qu'une tâche prendra, la tâche doit probablement être fractionnée un peu plus! J'évite généralement de planifier des tâches qui prennent plus de 120 minutes. Si une tâche prend plus de temps que cela, je chercherai des moyens de la diviser en plus petits morceaux.

Conseil de pro: lors de la planification d'une tâche, j'ajouterai généralement le temps estimé à terminer à la fin du titre de la tâche (par exemple, dans Todoist, je ferai ce qui suit: "Ramasser le linge à 18h30 #Personnel (60m)" ) afin qu'il soit plus facile pour moi de planifier le temps approprié pour ladite tâche sur mon calendrier lorsque je prévois pour le lendemain (nous y reviendrons dans un instant).

Planification des tâches

C'est là que le caoutchouc rencontre (presque) la route. La dernière étape de ce processus consiste à planifier chaque tâche que vous devez effectuer un jour donné sur votre calendrier. C'est ce qu'on appelle le «blocage du temps» dans le monde de la productivité et c'est l'étape la plus importante qui consacre un créneau horaire de votre calendrier au travail sur chacun des éléments de votre liste de tâches.

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Vous vous demandez peut-être: pourquoi devrais-je faire cela alors que je peux continuer à revoir ma liste de tâches tout au long de la journée? Le problème avec la révision constante de vos tâches est que ce va-et-vient constant devient rapidement plus distrayant qu'utile (encore une fois, repensez au jongleur qui n'arrête pas de regarder sa montre… est-ce qu'il jongle encore? Je ne pense pas …) L'idée ici est de supprimer presque entièrement les va-et-vient et de clarifier ce sur quoi vous devriez passer votre temps à un moment donné. Ayez confiance dans le fait que votre système empêche les choses de passer entre les mailles du filet et apprenez à respecter votre calendrier planifié.

Ce système, pour les cadres, est souvent géré par des assistants personnels (PA). Une bonne AP, comme un bon système de productivité, facilitera beaucoup la vie d’un cadre en minimisant la quantité de travail administratif qu’il doit effectuer au quotidien. Tout ce que le dirigeant doit faire est de faire confiance au système et de suivre le calendrier prévu pendant les heures de travail.

Pendant les étapes de gestion des tâches, de cadrage des tâches et de planification des tâches, vous jouez le rôle de PA. Mieux vous faites de votre travail, plus vous aurez de confiance dans votre système au quotidien, et plus vous aurez de clarté mentale lorsque vous maîtriserez vos tâches quotidiennes, une par une. C’est ce qu’il vous faudra pour être aussi productif que nécessaire si vous décidez d’accepter une charge de travail importante.

Un autre avantage de ce système est qu'il centre votre système de productivité autour d'une seule plateforme: votre calendrier. À moins d'une mauvaise planification ou de changements brusques d'horaire (qui arrivent aux meilleurs d'entre nous), une journée bien planifiée peut être complétée avec succès sans un coup d'œil à votre gestionnaire de tâches ou à tout outil de productivité en dehors de votre calendrier.

Concilier constamment vos tâches et votre calendrier en milieu de journée nuira à votre productivité. Enregistrez la planification de la veille, et si vous ne pouvez pas faire cela, alors le matin.

Mettre tous ensemble

Maintenant que vous avez appris les trois étapes de ce système de productivité, imaginons à quoi il ressemble dans la pratique en parcourant un scénario.

C’est un dimanche, et vous redoutez la semaine à venir parce que vous vous sentez totalement désorganisé. Vous décidez donc de lire ce billet de blog et de mettre de l'ordre dans votre vie. Félicitations pour avoir fait le premier pas.

Vous vous sentez inspiré, alors vous ouvrez votre Todoist et commencez à créer des projets pour chacun des composants de votre vie. Vous obtenez même de la fantaisie et ajoutez des sous-projets pour chacun des projets sur lesquels vous travaillez dans chacun de ces composants (* points de style *). Vous parcourez chaque projet, un par un, en ajoutant toutes les tâches dont vous savez que vous devrez vous occuper (Gestion des tâches), en ajoutant les dates d'échéance, les heures estimées (Étendue des tâches) et toute information supplémentaire qui besoin pour que votre futur soi n'ait pas à combler les lacunes.

Votre Todoist est organisé et vous vous sentez au sommet du monde. Vous pouvez littéralement sentir l'anxiété fondre.

Maintenant que vous avez pris en compte toutes les tâches à accomplir pour chacune des différentes parties de votre vie, vous pouvez vous concentrer sur demain, lundi, et sur ce que vous devrez accomplir. Vous ouvrez Google Agenda et regardez les réunions que vous avez programmées pour demain. Vous trouvez ensuite toutes vos tâches sur Todoist avec une date d'échéance fixée pour demain et commencez à les placer dans différentes ouvertures de votre journée, en vous assurant que la durée de chaque événement correspond aux heures d'achèvement estimées que vous avez définies plus tôt lors de l'étape de cadrage ( Planification des tâches).

En ajoutant toutes les tâches que vous devez accomplir demain, vous commencez à vous sentir encore plus ambitieux – vous sentez que vous pouvez en faire un peu plus. Vous intégrez donc certaines de vos tâches du mardi à vos créneaux du lundi. Oups – après y avoir réfléchi, vous réalisez que vous avez peut-être en fait mordu plus que ce que vous pouvez mâcher cette fois, alors vous revenez en arrière en reléguant les tâches les moins importantes à mardi.

Et c'est tout! Vous êtes prêt. Votre journée est planifiée et vous savez exactement sur quoi vous travaillerez à tout moment de la journée. Des choses vont arriver, bien sûr, mais au moins vous avez un cadre pour les gérer.

Remarque: cette sous / surestimation de la portée de la tâche (comme illustré dans les deux paragraphes ci-dessus) se produira. Comme tout dans la vie, vous vous améliorerez dans la définition de vos tâches avec de la pratique.

L'outil de productivité (presque) parfait

J'ai passé plus d'heures que je ne voudrais l'admettre à essayer de trouver l'outil de productivité «parfait», pour arriver à la même conclusion que d'innombrables personnes obsédées par la productivité avant moi: qu'il n'y a pas d'outil de productivité parfait. Il n'y a pas d'élixir à tous vos problèmes de planification.

Cependant, cela ne signifie pas que certains outils de productivité ne sont pas meilleurs que d’autres. Dans ma quête pour trouver l'outil de productivité parfait, il y a deux outils en particulier qui sont devenus essentiels à mon flux de travail de productivité.

Le premier, Todoist, que j’ai déjà mentionné comme étant un formidable outil de gestion des tâches. Si vous avez passé en revue les raisons pour lesquelles j'aime Todoist, vous pouvez revoir la section intitulée «Le système» pour plus d'informations. Une chose que je n'ai pas mentionnée est le prix, qui est également fantastique.

Le deuxième outil est Sunsama. J'ai récemment découvert Sunsama à travers une publicité Instagram Story et j'ai décidé de l'essayer. Certes, j'ai failli fermer les yeux après avoir appris son prix. Pourquoi quelqu'un paierait-il 20 $ / mois pour une application de calendrier?!

J'ai quand même décidé de tenter ma chance et de m'inscrire à l'essai gratuit. Je suis incroyablement content de l'avoir fait.

Je ne mâche pas mes mots – Sunsama a boosté ma productivité. Sa capacité native à se connecter avec Todoist, Trello et d'autres applications de gestion de tâches / projets, ainsi que des applications de calendrier comme Google Calendar, a rendu l'ensemble de mon système de productivité incroyablement rationalisé. Chaque soir, j'ouvre Sunsama et fais glisser mes tâches Todoist sur mon calendrier Google en quelques secondes.

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En plus d'une merveilleuse interface utilisateur, il contient des fonctionnalités bien pensées qui en font un plaisir à utiliser. Par exemple, pendant que vous travaillez sur une tâche, il offre une interface "Focus" propre avec un minuteur intégré afin que vous soyez libre de toute distraction pendant que vous travaillez sur la tâche à accomplir. Les fans de la technique Pomodoro seront heureux de savoir que l'interface Focus permet aux utilisateurs de configurer des intervalles de travail / pause.

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Une autre fonctionnalité intéressante est la page «Réflexion» qui vous accueille à la fin de chaque journée. Il vous donne un aperçu de toutes les tâches que vous avez accomplies, des tâches que vous n’avez pas accomplies et de la façon dont vous avez réparti votre temps tout au long de la journée.

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À la fin de chaque semaine, vous obtenez une page «Revue de la semaine» plus complète, qui vous permet non seulement de revoir ce que vous avez accompli au cours de la semaine dernière, mais également de répondre à quelques questions réfléchies. J'ai toujours voulu être plus diligent en ce qui concerne la journalisation de ma productivité. Avec Sunsama, c’est facile.

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Réflexions finales sur Sunsama

Ces caractéristiques sont vraiment la pointe de l'iceberg. Il existe des tonnes de fonctionnalités intégrées que j’ai sous-utilisées, mais d’autres peuvent être utiles. des fonctionnalités telles que la prise de notes et la collaboration entre équipes.

Bien qu’il n’existe pas d’outil de productivité «parfait», Sunsama est la chose la plus proche que j’ai vue.

Cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas obtenir un flux de travail similaire pour moins de 20 $ / mois, car vous le pouvez absolument (je le fais depuis des années). Le principal argument de vente de Sunsama, pour moi, est que cela rend le flux de travail aussi intuitif que je l’ai jamais vu, et pour moi, le prix en vaut la peine pour la commodité supplémentaire. Jamais le maintien de mon système de productivité n'a été aussi agréable.

Cela ne veut pas non plus dire qu’il n’y a pas de place pour l’amélioration – en fait, j’ai envoyé plusieurs commentaires au PDG de Sunsama afin qu’il puisse continuer à rendre le produit plus robuste. J'ai hâte de voir le produit continuer à s'améliorer au cours des mois et des années à venir.

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